Comment bien faire une facture ? Les mentions obligatoires

Si une facture permet de tenir à jour votre comptabilité, ce document reflète aussi votre professionnalisme. Une « belle » facture va donner une bonne image de votre entreprise auprès de votre client, qui n’aura pas de réticence à vous recommander. Quand on sait que le bouche-à-oreille est une des méthodes les plus efficaces pour trouver des chantiers, soigner votre image est indispensable.

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?

Comme tout document officiel, la facture doit faire apparaître des informations légales. Un client a le droit de refuser d’acquitter votre facture si celle-ci n’est pas conforme.

Ainsi, les informations ci-dessous doivent apparaître sur la facture :

Les informations de votre entreprise

• Le nom de votre entreprise : il est conseillé de faire apparaître le logo de votre entreprise, ce détail apporte du professionnalisme à votre document
• L’adresse du siège social
• La forme juridique de l’entreprise
• Le numéro d’immatriculation au répertoire des métiers et département
• Votre numéro de SIRET
• Le numéro de TVA intracommunautaire fourni par l’administration fiscale
• Le numéro de la facture : votre document doit avoir un numéro unique

Les informations de votre client

• son nom ou raison sociale
• adresse du chantier

Les autres informations

• La date d’émission de la facture
• La date d’achèvement du chantier
• Le descriptif et quantité de la prestation
• Le prix unitaire hors taxe et le taux de TVA appliqué
• Les réduction(s) éventuelle(s)
• La date d’échéance du règlement
• La/les date(s) de l’acompte(s) et le(s) montant(s)
• Les pénalités en cas de retard de paiement, soit la mention légale : « Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement fixée à 40 €, (loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 et décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012. »
• Le montant total : HT et TTC

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Impayés : que se passe-t-il si un client ne paye pas ?

Il peut malheureusement arriver que vous soyez confrontés à un client qui ne règle pas sa facture dans les temps. Un manque à gagner qui peut avoir des conséquences assez gênantes surtout quand il s’agit de chantiers importants et donc de factures élevées.

• Dans un premier temps, essayez de prendre contact par mail. Moins intrusif que le téléphone et plus pratique que le courrier. L’avantage du mail est qu’on peut garder une trace des échanges. En effet, un imprévu d’ordre personnel s’est peut-être déroulé au moment où votre client avait prévu de s’occuper du règlement de votre prestation (déplacement imprévu, décès d’un proche, licenciement, etc).
• Si vos sollicitations restent toujours sans réponse, vous pouvez envoyer un courrier de relance avec accusé de réception. Rappelez par exemple les frais de pénalités qui risquent d’être appliqués ! De plus, cette démarche peut être utile en cas de recours juridique.
• Dans le cas où votre client est abonné absent pour le paiement de sa facture, vous pouvez alors saisir le Tribunal. Ce cas peut sembler extrême, mais parfois indispensable. Un huissier déposera une injonction de payer, ou une saisie sur biens. Et en dernier recours, l’assignation en paiement qui vous autorise à demander une saisie sur patrimoine.