En tant que professionnel, il est essentiel de rester organisé, surtout quand on travaille sur plusieurs chantiers à la fois ! Nul besoin d’investir dans des solutions hors de prix : la preuve avec ces astuces.
Solution 1 : Le calendrier digital
Vous utilisez peut-être un calendrier papier pour noter vos rendez-vous (et si ça marche, ne changez rien !), mais un calendrier numérique est plus facile à mettre à jour, car toutes les modifications se font en direct, et surtout vous pouvez le partager.
Il y a toutes sortes d’options pour tenir un calendrier digital.
- Si vous utilisez un ordinateur pour gérer votre entreprise, pensez aux calendriers reliés à votre boîte mail, comme le propose Google ou Outlook. Synchronisé avec votre smartphone, vous pourrez recevoir automatiquement des notifications pour vos prochains rendez-vous. Impossible d’en oublier un seul !
- Si vous utilisez une société d’intermédiation entre particulier et professionnel comme le service Quotatis, tous les rendez-vous que vous recevez par email peuvent être rassemblés dans un dossier dédié.
- Si vous gérez votre entreprise principalement avec votre smartphone, vous pouvez aussi utiliser son calendrier. iOS et Android ont des calendriers très performants auxquels peuvent s’ajouter de nombreuses applications de gestion. Par exemple, une application peut vous informer grâce à une notification que le trafic routier va vous obliger à partir plus tôt pour être à l’heure à votre rendez-vous.
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Solution 2 : Le pense-bête digital
Archiver des documents, des échanges, se souvenir des rendez-vous et des clients sont autant d’éléments essentiels pour développer votre activité.
De nombreuses astuces existent pour se souvenir facilement d’informations sur vos clients et votre travail. Vous pouvez toujours utiliser des post-it ou n’importe quel support papier. Placés au bon endroit, ils permettent de se souvenir de toutes les choses importantes. Si cela marche pour vous, pourquoi changer ! Un téléphone qui vibre sans arrêt à cause des notifications n’est pas une solution qui convient à tout le monde !
Si vous voulez utiliser votre téléphone comme un pense-bête, pensez à l’application Quotatis. Sur chaque fiche projet une option vous rappelle de recontacter le client. Vous pouvez aussi vous servir d’une application pense-bête qui vous tient au courant de tous vos chantiers et démarches en cours.
Solution 3 : gérer vos documents administratifs
Il est évident que tous vos papiers doivent être en ordre pour être organisé dans votre travail. Entre les devis, les factures et autres documents importants, ce n’est pas toujours simple ! Nous vous recommandons d’utiliser un système d’archivage et de classement approprié qui vous permet de vous y tenir.
Si vous utilisez des documents papiers pour vos factures et autres documents, assurez- vous de garder une trace en faisant des copies. Ces documents sont essentiels et il n’y a rien de pire que de ne pas avoir un document sous la main lorsque vous êtes devant un client. Avoir l’air professionnel est tout aussi important que de l’être effectivement.
Si vous avez des copies numérisées stockées sur votre ordinateur ou sur le web, il est important qu’elles soient rangées et sauvegardées. Des services comme Dropbox ou Google Drive vous permettent de tout sauvegarder sur internet. Vous pouvez y voir trois avantages :
- Tout est sauvegardé automatiquement en cas de modification d’un fichier
- Les fichiers ne peuvent pas être perdus : il suffit de se connecter sur n’importe quel ordinateur ou smartphone avec votre boîte mail
- Les fichiers se synchronisent immédiatement avec votre smartphone grâce à votre boite mail
Nous espérons que ces astuces vous aideront à rester organisé et à signer plus de chantiers ! N’hésitez pas à nous faire savoir si vous avez d’autres astuces pour rester organisé !
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